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Política de tratamiento de datos personales

Política de tratamiento de datos personales

Esta es la política de tratamiento de datos de Sportage tienda y contiene las reglas y finalidades bajo las cuales será tratada la información recolectada en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Sportage es uno de los  nombres comerciales mediante el cual Verona Group S.A.S. ejerce su actividad económica.

  1. Objetivo

El Objetivo de esta Política es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión,  de los datos personales tratados por Sportage.

  1. Alcance

Esta Política rige para toda la información recolectada por Verona Group S.A.S (en adelante “la Organización”) sociedad comercial identificada con el NIT 900.129.938-3 con domicilio principal en cra 52 46-68 of 1110 Hollywood, Colombia – Medellín cuyo teléfono de contacto +57  3218247733 y correo de notificaciones es info@sportagetienda.com

  1. Tratamiento y finalidad

El tratamiento que realizará  la Organización con la información personal será conforme a la autorización del titular y a las autoridades que tengan competencia para actuar en la materia.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación se hará con las siguientes finalidades:

3.1 Los datos personales de los clientes se tratarán para:

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Organización en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
  3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
  4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la Organización.
  5. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la Organización tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
  6. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la prestación de sus servicios y comercialización de sus productos.
  7. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
  8. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la prestación de servicios y de la comercialización de productos.
  9. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  10. Creación, gestión, monitoreo y administración de los registros de los usuarios dentro de sportagetienda.com boletines de información y similares.
  11. Llevar un registro histórico de la información, preferencias individuales, estudio de comportamiento con fines de análisis para explotación comercial y estrategias de mercadeo.
  12. Adelantar la gestión contable, económica, fiscal y administrativa donde se vean involucrados datos personales de los Titulares, así como su remisión a las autoridades competentes.
  13. Conservar la información que contenga datos personales de los usuarios que se relacione con los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  14. Informar al titular por el medio más expedito sobre los cambios en la política de tratamiento de datos personales y gestionar las solicitudes, peticiones, quejas o consultas que formule.
  15. Almacenar y clasificar los datos personales de los usuarios en los sistemas y archivos de la Organización, con fines estadísticos y de vigilancia de gestiones relacionadas con la prestación de sus servicios (satisfacción, prestación del servicio, producto o servicio adquirido, PQR´s, registro dentro de los sistemas, pagos, cuentas pendientes y similares).
  16. Adelantar gestiones de cobro judicial o extrajudicial según sea del caso y proceder a realizar gestiones de cobro de cartera vía chat de whatsapp, vía telefónica, email y correspondencia en el domicilio.

3.2 Los datos personales de los colaboradores se tratarán para:

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la Organización con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley .
  2. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
  3. Establecer sistemas de identificación para el control y acceso a las instalaciones físicas y digitales de la Organización.
  4. Adelantar la gestión  contable, económica, fiscal y administrativa donde se vean involucrados datos personales de los Titulares, así como su remisión a las autoridades competentes.
  5. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  6. Gestionar solicitudes y procesos disciplinarios.
  7. Realizar las gestiones propias de procesos de selección laboral, incluyendo la verificación de toda la información aportada en la hoja de vida, directamente o a través de un tercero autorizado y su posterior almacenamiento.
  8. Contactar e informar a los autorizados por el colaborador, en caso de emergencias médicas o personales  que ocurran en horario laboral.
  9. Informar a terceros sobre su calidad de colaborador de la Organización, cuando ello sea necesario para la prestación de algún servicio o acceso a algún beneficio en virtud del contrato celebrado entre las partes.
  10. Informar al titular por el medio más expedito sobre los cambios en la política de tratamiento de datos personales y gestionar las solicitudes, peticiones, quejas o consultas que formule.
  11. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual

3.3. Respecto de los datos personales de los aliados comerciales:

  1. Conservar  la información que contenga datos personales de los usuarios que se relacione con los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  2. Transferir datos personales a las autoridades competentes y realizar labores de verificación para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le aplican.
  3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
  4. Ejecutar los contratos que se hubieren suscrito.
  5. Adelantar la gestión  contable, económica, fiscal y administrativa donde se vean involucrados datos personales de los Titulares, así como su remisión a las autoridades competentes.
  6. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  7. Realizar actividades judiciales y extrajudiciales para exigir el cumplimiento de prestaciones relacionadas con el vínculo contractual de las partes.
  8. Informar al titular por el medio más expedito sobre los cambios en la política de tratamiento de datos personales y gestionar las solicitudes, peticiones, quejas o consultas que formule.

3.4 Respecto de los datos personales de los accionistas de la Organización:

  1. Suministrar  datos a terceras personas en virtud de solicitudes u órdenes emitidas por autoridades judiciales o administrativas competentes.
  2. Transmitir los datos personales a terceros con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  3. Almacenar y clasificar los datos personales de los accionistas en  los sistemas y archivos de  la Organización, con fines  de comunicación para el cumplimiento de sus deberes sociales y legales y el ejercicio de sus derechos como accionista.
  4. Informar al titular por el medio más expedito sobre los cambios en la política de tratamiento de datos personales y gestionar las solicitudes, peticiones, quejas o consultas que formule.
  5. Conservar  de la información que contenga datos personales de los usuarios que se relacione con los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  6. Establecer sistemas de identificación para el control y acceso a las instalaciones físicas y digitales de la Organización.

Los datos no serán cedidos, compartidos, transferidos, ni vendidos a ningún tercero ajeno a la operación de la Organización y circularán de manera restringida al interior de la Organización para la prestación de sus servicios y adelantar las gestiones autorizadas por el titular de la información y la legislación vigente.

A pesar de tener enlistadas todas estas finalidades es importante recalcar que todas aquellas operaciones se realizarán siempre y cuando hayan sido autorizadas previamente por el titular de la información.

La página web www.sportagetienda.com es gestionada en woocommerce que es uno de los plugins para la creación de tiendas en línea integradas en WordPress como CMS anfitrión, aca se pueden encontrar sus términos legales https://es.wordpress.com/ecommerce/ y https://woocommerce.com/.  Igualmente contamos con un servicio de correos electrónicos llamado MailPoet aca puedes encontrar sus términos legales https://www.mailpoet.com/.

Eventualmente se podrían presentar fallas de seguridad y en dicho evento la Organización no se hará responsable por el uso de la información que haya sido obtenida por terceros de manera maliciosa, mal intencionada o ilegal.

Las bases de datos se almacenarán en registros digitales y eventualmente físicos con un acceso restringido.

3.5 Datos captados a través de sistemas de videovigilancia:

Los establecimientos y lugares de almacenamiento de Sportage tienen implementados sistemas de videovigilancia con fines de seguridad y de control de operaciones internas.

Para ello ha implementado diversos avisos de advertencia con el fin de que los titulares de la información sean conscientes de que si deciden ingresar a los establecimientos serán grabados (con video y audio). Dichas grabaciones serán visualizadas por el personal de seguridad de Sportage y únicamente serán circuladas con las autoridades competentes en caso de incidentes de seguridad.

Estos datos al igual que los demás datos personales que recolecta Sportage serán tratados conforme a los principios de tratamiento de datos personales de la ley 1581 de 2012.

Sin embargo estos datos sólo serán conservados por periodos máximo de 6 meses  cuando existan motivos para creer que se pudo haber cometido un delito o situación irregular. De lo contrario  serán suprimidos en periodos de 3 meses.

Cuando un titular pretenda obtener sus datos o consultar los que han sido adquiridos a través de los sistemas de video vigilancia deberá aportar la  fecha, hora, lugar y se verificará la posibilidad de entregar el material. Si no es posible suprimir a los terceros en su voz o su imagen, dichos datos no podrán ser entregados si no en virtud de orden judicial de autoridad competente.

  1. Derecho de los titulares de la información:

Los titulares de la información tienen derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes.
  7. Cualquier otro derecho reconocido por la ley o la jurisprudencia colombiana.

4.1 El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Los titulares de la información deberán enviar sus PQR relacionadas con datos personales al correo electrónico info@sportagetienda.com o comunicarse al número +57 3218247733,  y  proporcionar los siguientes datos:

  1. Nombre completo y apellidos.
  2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  3. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  5. Firma  y número de identificación.
  6. Copia del documento de identidad.

Esta solicitud también se puede realizar de manera verbal.

Los casos radicados después de las 3:00 pm en días lunes a viernes se entenderán recibidos el siguiente día hábil.

Se entiende como días hábiles los días comprendidos entre lunes a viernes, salvo los festivos.

Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se trate de corrección, actualización, supresión  o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GRUPO TRANSFORMAT S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 29 de septiembre de 2020.

 

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información, mientras se esté cumpliendo la finalidad para cual fueron recolectados y aún después mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos o una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.

La Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de la Organización en cumplimiento de algún deber legal o cuando sea necesario por que se hayan modificado las condiciones de tratamiento y recolección de los datos. Cuando esto ocurra se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos. Si no se manifiestan en un plazo de veinte (20) días hábiles siguientes, se entenderá que aceptan, siempre y cuando dicha reforma no afecte aspectos sustanciales de la Política. En el caso contrario se solicitará de nuevo la autorización a los Titulares de la información.

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