POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

VERONA TENNIS S.A.S.

 

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y con el fin de hacer un uso adecuado de los datos adquiridos de clientes, proveedores, empleados y socios, se crea la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, para que les sean protegidos los derechos constitucionales a la información, buen uso, disposición, almacenamiento y salvaguarda de la misma.

 

1. OBJETO

 

El objeto de la presente política de tratamiento de la información, es garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la informació que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o de VERONA GROUP S.A.S., para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos de la presente políica VERONA GROUP S.A.S., se considerará como la responsable de la información recaudada.

 

 

2. AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

 

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de VERONA GROUP S.A.S. Aplica en todos los niveles de las Compañías, personas naturales y jurídicas, y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de VERONA GROUP S.A.S., y los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en su nombre.

 

 

3. ANTECEDENTES

 

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso Nacional dictó Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.

 

 

4. DEFINICIONES (Artículo 3 Ley 1581 de 2012) Definiciones. Para efectos de ley, se entiende por:

 

4.1.        Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

4.2.        Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

4.3.        Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

4.4.        Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

 

4.5.        Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

4.6.        Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

4.7.        Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

 

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

5.1.        Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

5.2         Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1582 de 2012.

 

5.3         Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

5.4.        Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

5.5.        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

 

5.6.        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

 

6.1.        Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

6.2.        Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

6.3.        Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

6.4.        Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

6.5.        Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

6.6.        Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

 

6.7.        Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

6.8.        Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1582 de 2012.

 

6.9.        Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

6.10.      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

 

6.11.     Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

6.12.      Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

6.13.      Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

6.14.     Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los    códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

6.15.      Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

 7. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

 

7.1.        Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

7.2         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

7.3.        Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

 

7.4.        Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

 

7.5.        Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

 

7.6.        Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

 

7.7.        Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.

 

7.8.        Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

 

7.9.        Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7.10.      Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

7.11.      Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

 

8. FORMAS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL TITULAR POR PARTE DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

 

Los titulares de la información, han facilitado la misma por solicitud expresa de la sociedad VERONA GROUP S.A.S., a través de sus encargados como empleados administrativos o personal de ventas, y canalizado mediante contacto personal, telefónico, correo electrónico o atención presencial, documentación física, y demás medios necesarios para la obtención de la información.

 

 

9. USOS DE LA INFORMACIÓN.

 

9.1.        Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los clientes y proveedores.

 

9.2.        Informar sobre cambios y evaluar la calidad de nuestros productos o servicios.

 

9.3.        Informar y proveer sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contrato adquirido.

 

9.4.        Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o concursos de carácter comercial o publicitario.

 

 

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL MISMO.

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

10.1       Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

10.2.      Datos de naturaleza pública.

 

10.3.      Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

10.4.      Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

10.5.      Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

 

11. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS CON ANTERIORIDAD AL 27 JUNIO DE 2013

 

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 (Estatutaria para la protección de datos personales), la información que con anterioridad al 27 de junio de 2013, en la que se  ha recolectado y procesado datos personales con el objeto de desarrollar las funciones propias de la sociedad, se requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada permita recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es y será utilizada, como es la finalidad y los usos citados en el numeral 6, en el desarrollo de las funciones propias de la sociedad, de forma directa o a través de terceros. Así las cosas, en los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, autorizados de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: info@sportagetienda.com De igual forma, estaremos en la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Carrera 52 No 46 – 68 Oficina 1110, Teléfono: 3223833 en la ciudad de Medellín El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitarnos la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamientos. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

12. PROCEDIMIENTOS

 

12.1.     CONSULTAS

 

12.1.1. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de correo electrónico, correo certificado, o cualquier otro medio por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

  

12.2.      RECLAMOS

 

12.2.1. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:                     

 

12.2.1.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

   En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

12.2.1.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

12.3.     REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

12.2.1.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

13. PROHIBICIÓN DE TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

 

Tendremos como prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que Ley 1581 de 2012 exige. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

 

13.1       Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

 

13.2.     Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

 

13.3.      Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable,

 

13.4.      Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

 

13.5.      Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

 

13.6.      Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.